Sprawy związane z rozliczeniami finansowymi wydają się proste, nawet w sektorze IT. Okazuje się jednak, że sprawa jest trudniejsza niż się wydaje. Poziom skomplikowania usług lub produktów dostarczanych przez firmy informatyczne jest na tyle wysoki, że kwestia rozliczeń spędza sen z głowy klientom, sprzedawcom i project managerom. Za co płacić? Kiedy? Jak wyceniać projekt? To wszystko ma wpływ na rozliczenia w branży IT. 

Na wstępie warto zaznaczyć, że przy wyborze modelu rozliczeń finansowych w IT (i chyba nie tylko w IT) dużo zależy od stopnia zdecydowania klienta, dokładnego wypełniania briefu oraz poziomu skomplikowania projektu. 

Formy rozliczeń w IT

Istnieją dwa podstawowe sposoby finansowego rozliczenia projektu IT. Pierwszym jest fixed price, czyli model sztywnej ceny, a drugim time and material, czyli rozliczenie za “czas i materiał”. Obie formy rozliczeń mają swoje wady i zalety. 

Fixed price, czyli cena znana z góry 

Ten model rozliczeń sprawdza się przede wszystkim w dość prostych, przewidywalnych i łatwych do oszacowania projektach. Dzieje się tak dlatego, ponieważ zleceniobiorca musi otrzymać wszystkie informacje na temat projektu. Każda zmienna oznacza dodatkowy koszt, który będzie miał wpływ na ostateczną cenę.

Przykładem prostego projektu rozliczanego w ten sposób jest stworzenie aplikacji WWW. Po dokładnym wypełnieniu briefu project manager (lub osoba dokonująca wyceny po stronie zleceniobiorcy) będzie mógł dokładnie oszacować koszty po stronie wykonawcy. Ważne jest, aby klient wiedział jak wyglądać ma aplikacja, ile ma mieć widoków, co ma się na nich znajdować, jakie grafiki lub animacje będą potrzebne, itd. Po przeliczeniu tego wszystkiego klient pozna koszt i czas realizacji usługi. To właśnie model fixed price. 

Time and material, czyli płacę za czas i zasoby

Płatność za poświęcony czas i zasoby to najlepsze rozwiązanie, kiedy projekt jest skomplikowany. Bardzo często nie wiadomo dokładnie ile pracy będzie potrzeba do jego ukończenia; być może sporo pracy dojdzie nam w czasie realizacji projektu. Wtedy lepiej jest ustalić z klientem stawkę godzinową oraz informować go o potrzebnych zasobach, np. konieczności wykupienia licencji, czy zamówienia odpowiedniej infrastruktury.

Warto zaznaczyć, że model time and material nie oznacza, że poinformujemy klienta o kosztach realizacji projektu w ostatnim dniu jego trwania. Dobrą praktyką jest ustalanie np. comiesięcznych płatności na podstawie raportów z prac lub np. rozliczenia na podstawie kroków milowych bądź sprintów, czyli najważniejszych etapów projektu. Zdarza się również ustalanie limitu kosztów. Przykładem projektu rozliczanego w ramach time and material może być np. digitalizacja danych i przeniesienie ich na chmurę publiczną. Trudno będzie ją wycenić dla klienta, który posiada kilkanascie serwerów, kilkadziesiąt stacji roboczych oraz trzy szafki z ważnymi dokumentami – a to wszystko ma się znaleźć na chmurze. Najlepiej będzie więc przyjąć rozliczenia w formie time and material.     

Zalety i wady fixed price z życia wzięte
 

Załóżmy, że mamy do realizacji mały i przewidywalny projekt o którym pisaliśmy wcześniej – przygotowanie aplikacji WWW. 

Z uwagi na jego zalety, w rozliczeniach z wykonawcą wybieramy model fixed price:
 

• Cena i czas realizacji są znane od początku realizacji usługi,
• Projekt nie wymaga zbyt intensywnego kontaktu między zleceniodawcą a zleceniobiorcą,
• Umowa i sztywny harmonogram dają zleceniobiorcy poczucie bezpieczeństwa.

Niestety, realizacja projektu nie poszła zgodnie z planem. Wprowadziliśmy do projektu serwisu dość dużo zmian. Wtedy okazało się, że fixed price ma kilka wad, ponieważ:
 

• Zmiany w projekcie znacznie zwiększają cenę – do końca nie wiadomo, ile zapłacimy,
• Niespodziewane problemy techniczne wydłużają czas realizacji projektu ponad miarę,
• Model fixed price nie jest elastyczny,
• Brakuje narzędzi kontroli nad realizacją projektu, ponieważ rozliczenie nie obejmuje m.in. kosztu roboczogodzin, ale cały projekt.

Zalety i wady time and material na przykładzie
 

Postawmy się teraz w roli zarządu firmy potrzebującej digitalizacji setek dokumentów, a także przeniesienia ich oraz danych z serwerów i stacji roboczych na chmurę publiczną. 

Decydujemy się podpisać umowę z firmą IT stosującą rozliczenie time & material, ponieważ:
 

• Potrzeba nam dużej elastyczności, ponieważ projekt jest skomplikowany. Nie wiadomo dokładnie ile zajmie uporządkowanie i przeniesienie danych z kilkudziesięciu komputerów i kilku serwerów na chmurę publiczną; decydujemy się na stawkę godzinową z limitem godzin w miesiącu oraz płatnością na podstawie raportu z prac, 
• Zależy nam na solidności efektu końcowego, budżet jest drugorzędny względem prawidłowej realizacji projektu,
• Chcemy zlecić kompleksową usługę, nie mamy czasu na rozwiązywanie dodatkowych zasobów, np. opracowanie nowej polityki bezpieczeństwa w firmie, 
• W miarę możliwości cyklicznie otrzymujemy zrealizowany fragment usługi.

Ten typ płatności ma jednak kilka wad, przede wszystkim:
 

• Nie znamy ostatecznej ceny za usługę, chociaż założyliśmy próg finansowy, 
• Potrzebne jest duże zaufanie do wykonawcy, poczucie, że jest solidny i nie oszukuje na liczbie godzin.

Jaki model rozliczeń stosujemy w Hawatel? 

W Hawatel stosujemy oba modele rozliczeń, chociaż przeważnie pracujemy na odgórnej wycenie projektu, czyli w modelu fixed price. W naszym portfolio mamy również udane projekty, które realizowaliśmy na bazując na wycenach time & material. Do wyboru modelu rozliczeń dochodzimy w wyniku konsultacji z klientem, mając za cel najbardziej optymalną formę współpracy. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami!

Sprawdź również nasz poprzedni artykuł. Pisaliśmy o tym, jak wydajność infrastruktury informatycznej wpływa na sprzedaż w sklepie internetowym.