GLPI to wszechstronne narzędzie do zarządzania usługami IT, które można dostosować do specyficznych potrzeb każdej organizacji. Jego elastyczność sprawia, że jest wyborem wielu firm z różnych branż, od edukacji po przemysł. W tym artykule pokażemy, jak spersonalizować GLPI, aby maksymalnie wykorzystać jego potencjał w Twojej firmie.

Dlaczego warto personalizować GLPI?

Każda organizacja ma inne potrzeby w zakresie zarządzania usługami IT. Personalizacja GLPI pozwala na:

• Lepsze dopasowanie funkcji systemu do procesów biznesowych.
• Zwiększenie efektywności zespołów IT poprzez uproszczenie codziennych zadań
• Poprawę ergonomii pracy dzięki intuicyjnemu interfejsowi i narzędziom dostosowanym do użytkownika.
• Pełne wykorzystanie potencjału integracji z innymi narzędziami i systemami.
• Kluczowe obszary personalizacji GLPI

Dostosowanie interfejsu użytkownika

GLPI oferuje szerokie możliwości dostosowywania interfejsu użytkownika, co pozwala na jego pełne dopasowanie do potrzeb firmy i preferencji użytkowników. Jedną z kluczowych funkcji jest możliwość zmiany motywów graficznych. Dzięki temu organizacje mogą wprowadzić własne standardy wizualne, takie jak kolorystyka zgodna z identyfikacją wizualną firmy czy dostosowane logo, co sprawia, że system staje się bardziej spójny z marką.

Oprócz estetyki, GLPI pozwala także na tworzenie indywidualnych widoków dla różnych grup użytkowników. Na przykład technicy IT mogą mieć dostęp do szczegółowych widoków zgłoszeń i zadań, podczas gdy dział finansowy może korzystać z interfejsu skupionego na zarządzaniu budżetem i zasobami. Taka personalizacja znacząco upraszcza nawigację, zwiększa efektywność pracy i eliminuje zbędne elementy interfejsu, które mogłyby wprowadzać chaos.

Personalizacja dashboardów to kolejny istotny element. GLPI umożliwia dodawanie widżetów monitorujących kluczowe wskaźniki, takie jak liczba otwartych zgłoszeń, statusy zasobów czy dane dotyczące wydajności zespołu. Dzięki temu każdy użytkownik może skonfigurować swoje pulpity zgodnie z indywidualnymi potrzebami, co pozwala na szybkie pozyskiwanie najważniejszych informacji bez konieczności przeszukiwania systemu.

Konfiguracja workflowów

Zarządzanie zgłoszeniami: 

- Automatyczne przypisywanie zgłoszeń na podstawie:

• Kategorii problemu (np. sprzęt, oprogramowanie, sieć).
• Lokalizacji użytkownika (np. oddział firmy, budynek, piętro).
• Priorytetu zgłoszenia (np. krytyczne, wysokie, normalne).
   

- Przekazywanie zgłoszeń między zespołami w zależności od statusu i etapu realizacji.
- Monitorowanie czasu reakcji i realizacji z automatycznym generowaniem raportów SLA (Service Level Agreement).

Tworzenie reguł biznesowych:

- Automatyzacja powiadomień:

• Wysyłanie e-maili do użytkowników zgłaszających problemy przy zmianie statusu zgłoszenia.
• Powiadamianie zespołów o nowych zgłoszeniach lub eskalacjach.

- Eskalacja problemów:

• Przekierowanie nierozwiązanych zgłoszeń do przełożonego po określonym czasie.
• Automatyczne zwiększanie priorytetu zgłoszeń, które przekraczają ustalony czas reakcji.

- Ustalanie automatycznych działań, takich jak zamykanie zgłoszeń po określonym czasie braku odpowiedzi użytkownika.

Procesy akceptacji:

- Definiowanie wieloetapowych obiegów dokumentów:

• Przykład: wniosek o zakup sprzętu trafia najpierw do kierownika działu, a po zatwierdzeniu do działu finansowego.
• Możliwość dodania kolejnych etapów akceptacji, takich jak konsultacja z działem IT przed finalnym zatwierdzeniem.

- Tworzenie warunków akceptacji w zależności od rodzaju wniosku:

• Zakup nowego sprzętu.
• Przedłużenie licencji na oprogramowanie.
• Aktualizacja budżetu projektu.

- Automatyczne generowanie zadań na podstawie zatwierdzonych wniosków (np. zamówienie sprzętu u dostawcy).

Raportowanie i analiza: 

- Generowanie szczegółowych raportów dotyczących obsługi zgłoszeń:

• Liczba zgłoszeń w danym miesiącu.
• Średni czas realizacji zgłoszeń.
• Problemy najczęściej zgłaszane przez użytkowników.

- Monitorowanie efektywności workflowów:

• Wykrywanie wąskich gardeł w procesach.
• Analiza liczby eskalacji i czasu trwania akceptacji wniosków.

Integracja z innymi narzędziami: 

- Połączenie workflowów GLPI z systemami zewnętrznymi:

• Powiadomienia w Slacku lub Microsoft Teams.
• Automatyczne tworzenie zadań w Jira na podstawie zgłoszeń GLPI.

Tworzenie niestandardowych pól

GLPI oferuje dużą elastyczność w zakresie tworzenia niestandardowych pól, co pozwala na pełne dopasowanie formularzy zgłoszeniowych do specyficznych potrzeb organizacji.

W niektórych branżach wymagane są szczególne dane, np. w medycynie, edukacji czy produkcji. Dzięki niestandardowym polom GLPI może wspierać specyficzne procesy:

• W szkole: Pole “Pracownia komputerowa”.
• W branży medycznej: Pole “Numer urządzenia medycznego” (np. dla skanerów MRI).
• W produkcji: Pole “Data konserwacji”, do wykorzystania dla maszyn przemysłowych.

Ponadto, dzięki możliwości tworzenia różnych typów pól (tekstowych, rozwijanych, dat, liczbowych), można precyzyjnie zbierać niezbędne dane w zależności od rodzaju zgłoszenia. Personalizacja formularzy w ten sposób pozwala zwiększyć dokładność i efektywność procesu obsługi, eliminując potrzebę zbierania dodatkowych informacji w oddzielnych krokach.

Integracja z innymi systemami

GLPI umożliwia integrację z wieloma innymi systemami:

• Active Directory / LDAP: Synchronizacja danych użytkowników i ról.
• Monitoring IT: Integracja z narzędziami, takimi jak Zabbix, w celu automatycznego zakładania zgłoszeń w GLPI.
• Microsoft SCCM: pobieranie listy serwerów / komputerów i przesyłanie ich do GLPI.
• Mail (SMTP/IMAP): Wysyłanie i odbieranie zgłoszeń oraz powiadomień e-mail.
• REST API: Umożliwia integrację z dowolnymi zewnętrznymi aplikacjami lub systemami.

Rozszerzenia i wtyczki

• GLPI Inventory: Jest to jedno z najczęściej wykorzystywanych rozszerzeń w GLPI, które umożliwia automatyczną inwentaryzację zasobów IT w firmie. Dzięki tej wtyczce, system jest w stanie zbierać szczegółowe informacje na temat sprzętu i oprogramowania, monitorując jego stan w czasie rzeczywistym. GLPI Inventory wspiera wykrywanie nowych urządzeń w sieci oraz umożliwia import danych z innych źródeł, co ułatwia zarządzanie zasobami i ich aktualizację.
• Formcreator: Ta wtyczka pozwala na tworzenie niestandardowych formularzy zgłoszeniowych, które można dostosować do specyficznych potrzeb organizacji. Użytkownicy mogą tworzyć formularze z różnymi polami (np. tekstowymi, rozwijanymi, wielokrotnego wyboru) i ustalać, które informacje są wymagane. Dzięki Formcreator, proces zgłaszania problemów lub próśb staje się bardziej zorganizowany, a dane zbierane w formularzach są łatwiejsze do analizy i obróbki.
• Dashboard: Wtyczka zapewnia wizualne i interaktywne raportowanie, umożliwiając prezentację danych w formie wykresów, tabel i wskaźników. Dzięki niej administratorzy i użytkownicy mogą śledzić kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), takie jak liczba otwartych zgłoszeń, czas reakcji czy statusy projektów, w czasie rzeczywistym. Wtyczka pozwala na dostosowanie widoków do potrzeb, umożliwiając tworzenie spersonalizowanych pulpitów nawigacyjnych dla różnych ról w organizacji. Jest to narzędzie przydatne do monitorowania efektywności procesów IT i podejmowania szybkich decyzji na podstawie aktualnych danych.
• Fields: Wtyczka pozwala na tworzenie niestandardowych pól w różnych obiektach systemu, takich jak zgłoszenia, zasoby, projekty czy użytkownicy. Dzięki niej można dodawać dodatkowe dane specyficzne dla organizacji, np. numery projektów, niestandardowe opisy czy pola wyboru, co zwiększa elastyczność GLPI. Pola mogą mieć różne typy, takie jak tekst, liczba, data, lista rozwijana czy pola wielokrotnego wyboru, co umożliwia dokładne dopasowanie do potrzeb. Wtyczka ułatwia również raportowanie, automatyzację i lepsze organizowanie informacji w GLPI.

Jak rozpocząć personalizację GLPI?

Zdefiniuj potrzeby swojej organizacji. Zidentyfikuj procesy, które wymagają usprawnienia.

Przeprowadź audyt systemu. Sprawdź, jakie funkcje GLPI są już wykorzystywane, a jakie mogą zostać ulepszone.

Warto jest również skorzystać z pomocy eksperta. Partnerzy GLPI, tacy jak Hawatel, mogą pomóc w planowaniu i wdrożeniu personalizacji.

Podsumowanie

Personalizacja GLPI to klucz do efektywnego zarządzania IT w Twojej organizacji. Dzięki elastycznym funkcjom, bogatej bibliotece wtyczek i możliwości integracji, możesz dostosować system do swoich potrzeb i znacząco usprawnić pracę zespołu IT.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub potrzebujesz wsparcia w personalizacji GLPI, skontaktuj się z nami!